Pressegespräch durchführen mit Erfolg

Auch Sie haben sicher Themen, die Sie der Öffentlichkeit mitteilen möchten. Eine gute Gelegenheit dafür ist ein Pressegespräch. Das bedeutet, Sie laden Journalisten verschiedener Medien in Ihre Firma oder Einrichtung ein und informieren dabei alle zur gleichen Zeit, gut vorbereitet und gemeinsam mit Mitarbeitern oder Mitstreitern. Ein Pressegespräch ist nach meiner Erfahrung eine gute Chance, die Öffentlichkeit zu erreichen und dies mit „minimalem“ Zeitaufwand.

Dabei gibt es wichtige Dinge zu beachten: Denn immer wieder kommt es vor, dass Gesprächspartner von Journalisten darüber enttäuscht sind, dass ihre Botschaft oder Inhalte nicht richtig in den Medien transportiert werden. Dabei stellt sich bei genauer Analyse der Situation heraus, dass die wichtigen Themen gar nicht oder nur am Rande besprochen wurde. Auch wollen Sie ja professionell und kompetent „rüber kommen“.

Journalisten brauchen als Grundlage für ihre Arbeit keinen „roten Teppich“. Dafür wünschen sie sich aber gut vorbereitete verlässliche Ansprechpartner.

Wählen Sie ein Thema, das interessiert

Medien richten sich in der Regel nach dem Ortsbezug. Was bedeutet also das Thema für den Ort oder die Region? Interessant sind wichtige Neuerungen, Schaffung von Arbeitsplätzen, Neueröffnungen, Baustellen, größere Investitionssummen, Erfindungen, aber auch Behinderungen, Probleme oder Personalien. Mit einem Pressegespräch können Sie auch auf eine öffentliche Veranstaltung hinweisen oder es auf ein Jubiläum ausrichten. Verlassen Sie bei der Vorbereitung einmal die Innensicht und überlegen Sie, was für die Öffentlichkeit interessant ist. Wählen Sie ein Thema, bei dem Sie als Experten glänzen können und über das Sie auch wirklich sprechen und informieren wollen oder dürfen.

Gute Vorbereitung ist wesentliche Grundlage für das Gelingen

Legen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen rechtzeitig einen Termin und das Thema fest. Wer spricht? Was sind die wesentlichen Inhalte? Wann passt es am Besten in den Tagesablauf? Was wird präsentiert, wer übernimmt die Werks- oder Geländeführung?

Wer spricht?

Wenn mehr als drei Menschen sprechen, dann wird es unübersichtlich und für Journalisten schwer abzubilden. Allerdings sind neben dem Geschäftsführer/Verantwortlichen, die Menschen, die täglich mit einem Thema zu tun haben, buchstäblich das „Salz in der Suppe“. Eigene „Experten“ oder Betroffene müssen also mit ins Boot. Legen Sie auch fest, wer das Pressegespräch moderiert. Dieser Moderator hat noch einmal Sonderaufgaben.

Presseverteiler

Recherchieren Sie die wichtigsten Medien der Region und die für Sie zuständige Redaktionen und erstellen Sie Ihren eigenen Presseverteiler. Denken Sie dabei nicht nur an die Tageszeitung, die Sie selbst lesen. Auch Anzeigenzeitungen, lokale Online-Magazine, Presseagenturen, Fachmagazine und auch die regionalen Radio- und Fernsehsender können Sie einladen. Tipp: Manchmal findet sich ein Medienverzeichnis für die Stadt oder Region auf der jeweiligen Homepage der Stadt oder des Landkreises. Nachschauen lohnt sich auf jeden Fall. Oder es hilft eine nette Bitte um Hilfe bei der Pressestelle des Ortes, wo das Pressegespräch stattfinden soll. Diesen Verteiler können Sie immer weiter ausbauen und pflegen und er leistet Ihnen auch nach dem Pressgespräch noch gute Dienste.

Mit der Einladung Redaktionen neugierig machen

Schreiben Sie rechtzeitig eine Einladung (am Besten ein bis zwei Wochen vor dem Termin). Diese kann per Mail oder per Brief erfolgen. Die Einladung ist die Möglichkeit, die Redaktion neugierig zu machen. Also eigentlich das wichtigste Marketing-Instrument zu diesem Zeitpunkt. Nach dieser Einladung wird entschieden, einen Termin zu besetzen oder auch nicht. In die Einladung sollten deshalb wichtige Kernpunkte. Nennen sie das Thema des Pressegesprächs und beschreiben Sie in fünf Sätzen, um was es geht (sie müssen dabei die Waage finden zwischen Interesse wecken und zuviel Preis geben). Führen Sie die Gesprächspartner mit Namen und Funktionen auf. Schreiben Sie wann und wo das Gespräch stattfindet (Firma/Einrichtung, Adresse, Raum, etc.). Geben Sie Tipps zum Parken. Es muss erkennbar sein, von wem die Einladung kommt und: Nennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen mit Telefonnummer

Keine Garantie auf Teilnahme und die Sache mit der Anmeldung

Die Redaktionen entscheiden selbst, ob sie an dem Termin teilnehmen möchten oder nicht. Nur dadurch, dass Sie einen Termin anbieten, haben Sie noch keine Garantie, dass jemand vorbei kommt. Aber ein Pressegespräch ist trotzdem immer eine gute und wichtige Kommunikationsmaßnahme. Bitte beachten Sie dabei auch, dass sich die Nachrichtenlage ändern kann. Es kann also sein, dass Redaktionen nicht kommen, die sich angemeldet haben. Andererseits gibt es auch immer wieder Kollegen, die an einem Pressegespräch teilnehmen, auch wenn sie sich nicht angemeldet haben.

Manchmal können Redaktionen vielleicht den Termin nicht besetzen, kommen aber ein anderes Mal auf das Thema und die genannten Ansprechpartner zurück.

Pressematerialien / Pressemappe

Für ein gutes Gelingen empfiehlt sich auch eine Pressemappe, in der Material vorbereitet wird. Dies sorgt dafür, dass die wichtigsten Inhalte festgelegt sind. Und auch die Wahrscheinlichkeit, dass Namen richtig geschrieben und Funktionen und Zahlen korrekt wiedergegeben und eingeordnet werden steigt. Denn es ist immer wieder gut die genannten Zahlen noch einmal nachgeschlagen und ohne Zeitaufwand auf Hintergrundinformationen zurückgreifen zu können. Und gerade beim notieren von Namen und Funktionen passieren Fehler. Das ist einfach menschlich.

In eine gute Pressemappe gehören

• Anwesenheitsliste mit Vor- und Nachnamen, Titel und Funktionen
• Ablauf/Tagesordnung
• Pressemitteilung
• Zahlen
• Fakten zum Thema und sonstige Informationen zum Veranstalter

Ein weiterer Vorteil: Die vorbereiteten Materialien können Sie mit allen Teilnehmenden und Verantwortlichen abstimmen.

Die Sache mit der Tagesordnung

Ein Pressegespräch sollte in der Regel nicht länger als eine Stunde dauern. Sonst wird es für alle Seiten mühsam und wenig effektiv. Um diesen Zeitrahmen einhalten zu können und um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dinge gesagt werden, legen Sie eine Tagesordnung fest.

Pressemitteilung

Schreiben Sie aus den wichtigsten Informationen eine Pressemitteilung und bauen Sie von den Gesprächspartnern des Pressegesprächs jeweils ein gutes Zitat ein. Dabei ist es nicht verkehrt, die Formulierungen aus der Einladung zu verwenden und darauf aufzubauen. Und wenn Sie eine Tagesordnung vorbereitet haben, können Sie diese jetzt als „roten Faden“ verwenden. Die Pressemitteilung ist ein bis zwei Seiten lang und sachlich formuliert. Meinungen können Sie in die Zitate einbauen. Auch bei der Pressemitteilung muss erkennbar sein, woher sie kommt. Und nehmen Sie hier auch wieder den Ansprechpartner mit Handy und Mailadresse auf, denn Rückfragen ergeben sich oft erst beim Schreiben.

Der große Tag ist da – heute Pressegespräch

Sorgen Sie für eine Ausschilderung des Raums und melden Sie dem Empfang und anderen Kollegen, wo und wann das Pressegespräch stattfindet. Kaltgetränke, Kaffee und eine Kleinigkeit zum Knabbern werden gerne angenommen. Bereiten Sie die Pressemappe in ausreichender Anzahl vor uns stellen Sie auch ein Exemplar für jeden Teilnehmer aus Ihrer Firma/Einrichtung bereit.

Pressegespräch selbst

Legen Sie eine Liste aus, in die sich die anwesenden Journalisten mit ihren Kontaktdaten eintragen. Pünktlich beginnen ist eine Höflichkeit gegenüber den Kollegen, die pünktlich da sind. Auch haben Journalisten oft einen eng getakteten Tag und keine Zeit lange zu warten. Fünf Minuten werden a er gerne toleriert. So haben auch diejenigen eine Chance von Anfang an dabei zu sein, die beim Parken oder Finden Probleme haben.

Fotografen vorziehen

Fotografen kommen für ein Foto und sind dankbar, wenn Sie dieses vor oder zu Beginn des Pressegesprächs ermöglichen. Da sie viele verschiedene Fotos am Tag machen, haben sie in der Regel keine Zeit das ganze Pressegespräch zu bleiben. Falls ein Foto an einem anderen Ort sinnvoller ist, brauchen Sie jemanden, der den Fotografen dorthin begleiten kann. Natürlich nehmen Fotografen auch gerne Ihre Ideen auf. Normalerweise bringen sie aber bereits Vorgaben der jeweiligen Redaktion mit.

Sonderfall Fernsehen und Radio

Auch Radio und Fernsehen haben besondere Bedürfnisse. Sie brauchen zusätzlich zum Pressegespräch auch O-Töne, also Interviews nur für sich. Diese werden in der Regel im Anschluss an das Pressegespräch separat aufgezeichnet. Manchmal wollen sie auch Szenen aus dem Pressegespräch aufzeichnen. Dabei werden entweder nur einige Bilder benötigt oder Bild und Ton gemeinsam. Wenn mehr Fernsehaufnahmen benötigt werden, meldet sich der Reporter in der Regel im Vorfeld und sie können Wünsche und Rahmenbedingungen miteinander besprechen.

Die Rolle des Moderators

Der Moderator begrüßt, bringt die Materialien mit und stellt die Teilnehmenden vor. Der Moderator sorgt auch dafür, dass die Redner in ihrem Thema bleiben und nicht zu lange sprechen. Er führt von Beitrag zu Beitrag über, stellt Zusammenhänge klar und hat auch die Aufgabe darauf zu achten, ob die Inhalte, die transportiert werden sollen, nicht untergehen. Der Moderator moderiert auch die Fragen der Journalisten und Antworten darauf und sorgt dafür, dass alle Seiten berücksichtigt werden.

Tagesordnung abarbeiten

Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Anwesenden die Einladung bekommen oder gelesen haben. Auch sitzen Ihnen nicht unbedingt Fachleute gegenüber. Fangen Sie also bei A an und nicht bei C oder D. Jeder Redner sollte nicht länger als fünf Minuten sprechen. Auch wichtig – folgen Sie der zuvor besprochenen Tagesordnung und „zaubern“ Sie nicht überraschend neue Themen und Tatsachen aus dem Hut, auch wenn diese noch so spannend und neu sind. Sonst nehmen diese Dinge in der Berichterstattung Raum ein, der dann dem eigentlichen Thema fehlt.

Nach der Tagesordnung ist eine offene Fragerunde üblich. Bei sehr viel anwesenden Journalisten kann die Anzahl der möglichen Fragen festgelegt werden.

Vorsicht Falle

Vermeiden Sie „plaudern“. Manchmal entspannt sich die Situation nach der offiziellen Tagesordnung so, dass die Teilnehmenden des Pressegesprächs miteinander zwanglos ins Gespräch kommen. Auch hier sollten Sie auf Ihre Worte achten. Manch flapsige Bemerkung zu Randthemen ist so schon in der Berichterstattung gelandet.

Große Chance Nacharbeit

Auch wenn kein Journalist zu Ihrem Pressegespräch gekommen ist, war ihre Arbeit nicht umsonst. Denn durch die Einladung haben Sie bereits das Interesse geweckt.

Im Anschluss an das Pressegespräch sollten Sie die Zitate noch einmal überarbeiten und abgleichen mit dem, was im Pressegespräch gesagt wurde.

1. Setzen Sie die Pressemitteilung auf die Homepage und auch ins Intranet. Um noch mehr Mitarbeitende zu erreichen, können sie diese auch Aushängen.
2. Am Wichtigsten ist es die Pressemitteilung per Mail an die Journalisten zu verschicken, die nicht am Pressegespräch teilgenommen haben. Vielleicht haben Sie auch ein gutes Foto, das Sie zur Bebilderung mitsenden können. So haben Sie noch eine große Chance doch eine Berichterstattung zu bekommen.
3. Besprechen Sie mit den anderen Teilnehmenden was gut gelaufen ist und was nicht und machen Sie sich Notizen. Sammeln Sie die erschienen Berichte und lesen Sie diese aufmerksam und kritisch. Wo haben sich Fehler eingeschlichen? Wer hat besonders gut berichtet, wer nicht? So wird ihr nächstes Pressegespräch noch besser.

Ein Pressgespräch durchführen ist kein Hexenwerk. Packen Sie es an!

Hier habe ich einmal aufgeschrieben, was ich praktisch bei der Vorbereitung und Moderation vieler Pressegespräche gelernt habe. Als Journalistin auf der anderen Seite des Schreibtischs wünsche ich mir ebenfalls ein solch professionelles und strategisches Vorgehen.

Haben Sie konkrete Fragen, dann beantworte ich diese gerne.